Cómo mejorar el desempeño con la implementación de Software

La era digital está redefiniendo lo que se necesita para competir y sobrevivir en los negocios. Como consecuencia, hemos visto un cambio en los hábitos, las costumbres y en la vida misma de todos nosotros. Debido a esto las empresas deben iniciar un camino de actualización e innovación, y este es diferente para cada compañía según su modelo y mercado.

Puede ser difícil determinar un concepto que se aplique para todos, pero, a esta ruta la podemos definir como la integración de tecnologías digitales en diversas áreas de un negocio, cambiando su forma de operar, y por lo tanto, de entregar valor a los clientes.

Así, la tecnología juega un rol muy importante para que las compañías puedan seguir siendo competitivas y relevantes a medida que el mundo se vuelve cada vez más digital. En este nuevo modelo las empresas dependen del uso efectivo del software, no sólo para respaldar sus procesos comerciales, sino también para impulsar nuevas fuentes de diferenciación competitiva.

La implementación del software que cubra cada necesidad del negocio nos permitirá recopilar, procesar, almacenar y difundir información para apoyar la toma de decisiones, todas estas acciones forman parte de la cadena de gestión de datos.

Según TechTarget, la gestión de datos es la práctica de organizar los procesos de datos que son el ciclo de vida continuo de la información. Esta práctica de gestión de datos comenzó desde que se empezaron a procesar datos digitales. Pero los métodos de gestión de datos tienen raíces en contabilidad, estadística y planificación logística.

Software más utilizado

Dos tipos de sistemas destacan notablemente para la cadena de suministro y son aplicables a cualquier rubro: los sistemas ERP y CRM.

ERP (Enterprise Resource Planning) o Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales. Un ERP es un software de “back office”, es decir, de uso y procedimientos internos que no repercuten directamente en la relación con los clientes.

Entre sus características destacan:

• Integrar muchos de los recursos y procesos asociados con las operaciones de producción y de los aspectos de distribución de bienes o servicios.
• Comúnmente manejan las órdenes de compra, facturación, catálogos, inventarios, etc.
• Es un sistema que trata directamente con los proveedores.

El enfoque del ERP es controlar los procesos internos de la empresa, por ejemplo, genera información sobre los productos con más ventas y al mismo tiempo brinda información sobre los costos, etc.

Durante la última década, muchas empresas han adoptado la planificación de recursos empresariales (ERP), ya que contribuye al desarrollo y la rentabilidad de las organizaciones. Una vez configurado el sistema ERP, permite que la información ingrese en un solo punto del proceso y también actualiza una base de datos única y compartida para todas las funciones que dependen directa o indirectamente de esta información.

Estas son un conjunto de aplicaciones que combinan funciones clave como finanzas, producción, ventas, logística, cumplimiento legal, recursos humanos, etc., de manera integrada. En cierto modo, estos combinan el sistema ERP con las necesidades empresariales extendidas, como las soluciones de software para los empleados, clientes y proveedores. ERP no sólo ayuda a establecer las mejores soluciones de negocios de clase mundial, también brinda transparencia en el negocio.

Por su parte, el software de tipo CRM (Customer Relationship Management) es usado para la administración de la relación con los clientes. Llamado software “front office”, este nos ayuda a crear objetivos y plantear estrategias. Es una herramienta que sí afecta a la relación con clientes y a los procesos externos. La finalidad del CRM es ordenar la información del cliente, ponerla en el centro de la empresa, ayudar en la gestión o seguimiento comercial y poder trazar estrategias tanto de ventas como de marketing.

Entre sus funcionalidades están:

• Gestionar las ventas y los clientes.
• Automatización y promoción de ventas.
• Tecnologías data warehouse (almacén de datos) para agregar operaciones transaccionales y proporcionar reportes.
• Dashboards e indicadores claves del negocio.
• Funcionalidades para seguimiento de campañas de marketing y gestión de oportunidades de negocio.

Menos del 40 por ciento de las empresas utilizan software CRM. Cuando se usa, el software se implementa más comúnmente para fines de retención y desarrollo de clientes. Se usa menos para respaldar la adquisición de clientes, pero cuando esto sucede, resulta en campañas de marketing más rentables. Las empresas que emplean software CRM generalmente están satisfechas con su retorno de la inversión (ROI) del software.

El rendimiento del software para cumplir con las expectativas de retención de clientes de las empresas es un predictor estadísticamente significativo de rentabilidad. Las empresas de servicios parecen ser más propensas a adoptar el software CRM que las empresas de otros sectores.

Cómo elegir un proveedor

Para elegir un socio tecnológico que nos apoye en la integración de software en nuestro negocio, debemos elegir a alguien que convierta las necesidades del cliente en objetivos del proyecto.

El desarrollo e implementación de software no se trata de ejecutar un proyecto, sino de lograr los objetivos independientemente de las limitaciones actuales. Un proveedor debe ayudar a comprender mejor las expectativas del cliente.

Se debe sentir que se está trabajando en la misma oficina que la compañía de software. Aquí hay tres aspectos que pueden ayudar:

• Seleccionar una empresa que utilice el proceso de ágil, un ejemplo es SCRUM, que utiliza el 80% del mundo de TI.
• Elegir una empresa que use o pueda cambiar a la misma herramienta de administración de proyectos que estás usando.
• Selecciona una empresa de sea accesible, disponible para comunicarse diariamente.

Dependiendo de cada tipo de software, en cuanto a la operación del día a día, la oferta del proveedor debería tener: múltiples centros de operación de red (NOC), mesa de ayuda y soporte para el usuario final. Mantenimiento del ciclo de vida del hardware y software. Calidad, seguridad, garantía, cumplimiento (QSAC), respaldo y recuperación de desastres.

Finalmente, debemos buscar una empresa de software con experiencia. Es muy importante trabajar con una empresa que comprenda el mundo de los negocios. Es aún mejor si seleccionamos una empresa de software con excelentes habilidades comerciales, así como experiencia en el desarrollo de proyectos dentro de una industria o área de negocios similar.

Para mantenerse competitivo, un negocio necesita utilizar nuevas tecnologías para optimizar y obtener el máximo rendimiento. El mundo actual no permite pagar salarios caros por tareas mundanas y repetitivas que pueden racionalizarse con usos inteligentes de software.

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Fuentes:

Ang, Lawrence & Buttle, Francis. ResearchGate. (2006). CRM software applications and business performance https://www.researchgate.net/publication/250886276_CRM_software_applications_and_business_performance consultado febrero, 2020.

Nawaz, Nishad & Channakeshavalu. ResearchGate. (2013). The Impact of Enterprise Resource Planning (ERP) Systems Implementation on Business Performance https://www.researchgate.net/publication/271132427_The_Impact_of_Enterprise_Resource_Planning_ERP_ Systems_Implementation_on_Business_Performance consultado febrero, 2020.

TechTarget. (s/a).SearchDataCenter https://searchdatacenter.techtarget.com/ consultado febrero, 2020.