¿Qué software necesita tu negocio?

Las últimas dos décadas han marcado un enorme aumento en el uso de la tecnología en los negocios. Mediante el avance en computadoras e Internet, la brecha se ha recortado cuando una Startup comienza a operar, beneficiándose de la tecnología desde el inicio. La tecnología ha facilitado el procesamiento de las actividades comerciales diarias y las tareas rutinarias ya que tiene beneficios tangibles e intangibles en una pequeña empresa, los cuales afectan la cultura, las relaciones y la eficiencia de dicha empresa.

Gracias a esto las PYMES están creciendo más rápido que antes, pudiendo competir en el mercado de igual a igual con empresas establecidas durante más años.

¿Qué software necesita tu negocio?

Cuando se trata de administrar una pequeña empresa, tener la herramienta adecuada para el trabajo puede marcar una gran diferencia tanto en la jornada laboral como en el rendimiento del negocio. Es por eso que ahora es un gran momento para ser emprendedor, aunque debemos usar muchos sombreros, nunca ha habido más herramientas comerciales disponibles para ayudarnos a encajar un poco mejor en esos sombreros.

Un sistema de gestión, como su nombre lo indica, es un sistema informático integrado por múltiples herramientas que individualmente se utilizan para ejecutar tareas administrativas y que, en conjunto, simplifican los procesos operativos, productivos y burocráticos de una organización en cuanto al manejo de los datos y la información.

Lo más provechoso de estos sistemas es que brindan control y autonomía a los administradores, socios o dueños de los negocios, pues utilizando estas herramientas digitales pueden monitorear todos los movimientos de la empresa y estar al tanto de las ganancias, los márgenes de gastos y toda la información financiera útil para tomar decisiones convenientes para la compañía en el tiempo preciso.

Además, si se trata de un sistema de gestión en la nube, la versatilidad de trabajar a través de Internet permite que se puedan ejecutar muchas acciones de manera remota, conectándose desde un celular o una tableta al sistema; lo que esencialmente le brinda libertad a los gerentes para gestionar los datos y la información cuando lo necesiten.

Muchos de estos sistemas existen en una versión freemium que significa usarlo gratis con características limitadas. Freemium es un modelo de negocio cuyo nombre proviene de la fusión de dos palabras en inglés “Free” y “Premium”, este sistema consiste en que una empresa otorgue a los usuarios un sistema completamente funcional de manera gratuita, además de ofrecer una opción en la que el usuario siempre pueda adquirir mayores beneficios; es decir, adquirir una licencia Premium la cual le permitirá obtener características avanzadas y otros beneficios del mismo sistema en relación a la versión gratuita.

La notable oferta que existe hoy en día en software para empresas hace que en un parpadeo aparezca un nuevo software. Entonces, ¿cómo evaluar cuál es el software esencial frente a lo que no es tan necesario?

Lo primero es conocer que hay dos tipos de sistemas que destacan notablemente para la cadena de suministro: los sistemas CRM y ERP.

Un CRM ayuda a gestionar la relación con los clientes, mientras que un ERP gestiona los procesos comerciales de toda la organización. Cada uno es utilizado por las empresas para diferentes objetivos, sin embargo, ambos son implementados para aumentar la rentabilidad.

• CRM (Customer Relationship Management) Software para la administración de la relación con los clientes. Tiene entre sus funcionalidades: gestionar las ventas y los clientes, automatización y promoción de ventas, y funcionalidades para seguimiento de campañas de marketing y gestión de oportunidades de negocio.
• ERP (Enterprise Resource Planning) Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales. Integran y manejan muchos de los recursos y procesos asociados con las operaciones de producción, y de los aspectos de distribución de bienes o servicios. Comúnmente manejan las órdenes de compra, facturación, catálogos, inventarios, etc. Son llamados back office, ya que el cliente y el público general no tienen acceso.

Ahora te recomendamos los 6 tipos de software que toda pequeña empresa debería usar independientemente de su industria o de su experiencia:

Contabilidad:

• QuickBooks: software de contabilidad todo incluido con paquetes diseñados específicamente para pequeñas empresas.
• FreshBooks: solución integral de contabilidad adaptada a pequeñas empresas basadas en servicios.

Herramientas de pago en línea:

• PayPal: habilitar pagos en línea con tarjetas de crédito, la plataforma se encarga del procesamiento, la seguridad y la usabilidad.
• Stripe: otra opción para aceptar pagos en línea, con sus formularios de pago prediseñados y personalizables.

Marketing:

• Salesforce: CRM de ventas completo para ayudar a automatizar procesos de marketing.
• Mailchimp: campañas de correo electrónico totalmente personalizables y automatización que se integra perfectamente con soluciones de comercio electrónico.

Planeación de recursos:

• SAP ERP:​ es un software de planificación de recursos empresariales desarrollado por la compañía alemana SAP, incorpora las funciones empresariales claves de una organización.
• Microsoft Dynamics: es una familia de productos de Microsoft de planificación de recursos empresariales dirigido a las medianas empresas así como a empresas filiales y divisiones de grandes organizaciones.

Gestión de documentos:

• Google Drive: creación, almacenamiento y gestión de documentos de texto, presentaciones y hojas de cálculo en la Nube que sean accesibles desde cualquier lugar.
• Office 365: acceso al conjunto completo de productos de Microsoft y 1 terabyte de almacenamiento en la nube al que puede acceder hasta en 5 de sus dispositivos.

Comunicación:

• Slack: es una herramienta de comunicación tipo chat, se puede crear un canal para el equipo y grupos para enfocarse en proyectos o departamentos específicos.
• Skype: son llamadas y mensajes de audio/video con todo incluido para que el equipo se mantenga en contacto desde dispositivos móviles, fijos o VoIP.

Las opciones antes descritas son en su mayoría opciones de software como servicio, recuerda que estas alternativas no son las únicas en su tipo y las necesidades de cada empresa son distintas.

Por ello, si necesitas una plataforma completamente instalada en tu infraestructura o requieres servicios profesionales para tus aplicaciones, acércate a un experto como Kio Networks para obtener asesoría personalizada para elegir el mejor software.

Recuerde, contar con un aliado de tecnología con la experiencia y el conocimiento necesario, le ayudará a lograr sus objetivos comerciales, lo invitamos a visitar
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Fuentes:

Amaresan, Swetha. Hubspot. (2020). Las 36 principales empresas y productos de SaaS a seguir en 2020 https://blog.hubspot.com/service/top-saas-companies
consultado marzo, 2020.

Milne,Jonathan. Kilpfolio. (2019). 10 aplicaciones de software empresarial que toda empresa necesita https://www.klipfolio.com/blog/10-enterprise-software-applications-every-business-needs consultado marzo, 2020.