¿Qué alcances tiene la implementación de un sistema de información en una empresa?

Señalamos las consideraciones y fases en un proyecto de implementación para sacar el máximo provecho

Cuando hablamos de implementar un sistema de información estamos cambiando la operación de la empresa, la manera de gestionar sus procesos y recursos, así como las responsabilidades de muchas personas. Si no se realiza correctamente, puede crear interrupciones con altos costos para los negocios, así como tener importantes retrasos e implementaciones más largas de lo planeado. En esta oportunidad hablaremos de las consideraciones de implementación de un sistema de información.

Como muchas cosas en la vida, seguir una serie de pasos es clave para implementar un nuevo sistema. Pero antes de avanzar demasiado, entendamos que los sistemas de información son una serie de partes vinculadas (hardware y software) diseñadas para la recopilación y procesamiento de datos que apoyen la toma de decisiones.

Proporcionan al negocio herramientas para gestionar la información de la empresa como la generación de reportes y la producción de otros datos en conjunto con software de aplicación como documentos, hojas de cálculo, etc.

Estos se utilizan para comunicarse con clientes y proveedores, administrar operaciones, procesar transacciones financieras y para muchos otros propósitos importantes. Tanto las empresas como los gobiernos dependen en gran medida de los sistemas de información para la toma de decisiones.

Para implementar un proyecto de estas características, con éxito, se deben considerar los siguientes procesos:

Análisis de problemas y diseño de especificaciones

El equipo de TI analiza y define el problema que se quiere solucionar en torno a la gestión empresarial. La participación de la organización en proporcionar especificaciones completas y precisas para sus necesidades es esencial. Los requisitos incompletos conducirán a sistemas inadecuados.

Diseño e implementación de la aplicación

Esta etapa es realizada por los equipos de TI con base en los requisitos tomados en la etapa previa para solventar las necesidades de información. En esta fase se definen las necesidades de los usuarios, los objetivos y los recursos. Implica el diseño de la arquitectura, elección de los lenguajes y entornos de programación, implementación de aplicaciones de terceros y sus pruebas, el flujo para el procesamiento de datos así como su gobernanza.

Se realiza la instalación según el diseño dentro de la organización y se ejecutan pruebas de operación de la plataforma. Se genera la documentación y los entregables de apoyo.

Pruebas de aceptación del usuario

Para dar por concluida la implementación es necesario realizar una UAT (User Acceptance Tests), un paso importante para garantizar que el software funcione según lo previsto y a encontrar cualquier error. Por eso es importante hacer una pequeña prueba con los datos para ver si el software procesa toda la información correctamente. Si el sistema se integra con otras herramientas de software, deberíamos asegurarnos que los sistemas se comuniquen correctamente.

Mantenimiento

Esta etapa viene después de la instalación del sistema, involucra todas las operaciones necesarias para garantizar que haya un funcionamiento eficiente del sistema dentro de la organización y hacer ajustes cuando sea necesario, que generalmente sucede cuando hay nuevos escenarios o fuentes de información posteriores a la instalación.

Medición

Finalmente, con cualquier sistema, se deberán medir los efectos antes y después. El objetivo siempre será cumplir con las metas dentro del tiempo y costo proyectado, siendo recomendable definir las medidas que indicarán el éxito de la implementación.

La implementación del software puede ser un proceso largo, pero los beneficios que proporciona a largo plazo en torno a la gestión de información merecen el compromiso de tiempo. Se está invirtiendo esfuerzo para ganar eficiencia. Dedicar el tiempo para comprender cómo funciona un sistema de software y qué características nos ayudarán a usarlo en todo su potencial, logrará cumplir los objetivos de la organización para que las operaciones comerciales cosechen las ganancias.

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Referencia:

Wiechetek, Łukasz. ResearchGate. (2012). Effectiveness of Information Systems Implementation: The Case of the Polish Small and MediumEnterprises https://www.researchgate.net/publication/266056226_Effectiveness_of_Information_Systems_Implementation_The_Case_of_the_Polish_Small_andMediumEnterprises consultado septiembre, 2019.