Automatización: La clave para brindar mayor valor a los clientes

A medida que la tecnología evoluciona, observamos a más empresas que siguen un enfoque sistemático para alcanzar su transformación digital, pues se ha demostrado que obtienen ganancias sustanciales en la entrega de valor a los usuarios, lo cual se traduce en rentabilidad garantizada.

De ahí los esfuerzos por incorporar herramientas innovadoras para optimizar los procesos de negocio, la forma en que se trabaja e innova, obtener un mejor desempeño o resolver nuevos problemas, en un escenario dominado por las exigencias de los clientes y mercados cada vez más demandantes.

En este escenario, la Automatización Robótica de Procesos (RPA, por sus siglas en inglés) es el mejor punto de partida, ya que se trata una herramienta ya madura para generar la eficiencia operativa deseada con un retorno de la inversión prácticamente inmediato. Por ello, entre los segmentos tecnológicos que actualmente más rápido crecen, se encuentran esta tendencia.

 

Hablemos de automatización

En su definición más sencilla, la RPA es una aplicación o robot de software que emula el trabajo humano, pues funciona en la interfaz de usuario (IU) de forma similar a como trabajamos las personas: mueve el ratón, utiliza el teclado, busca en el monitor… y tras ser “educado” para entender cualquier proceso específico, el programa puede ejecutar automáticamente las transacciones que le han sido asignadas, trabajar con datos, iniciar acciones de respuesta y colaborar con otros sistemas cuando y como sea necesario. Así lo expuso Edmundo Costa, Vicepresidente Regional y Gerente General para América Latina en Automation Anywhere, en el webinar El boom de la automatización - ¿Qué es RPA y qué significa para tu negocio?, transmitido a través de la iniciativa KIOllege de KIO Networks.

Es importante tener en cuenta que una condición indispensable para el uso de cualquier RPA es su aplicación en procesos estructurados, repetitivos y con inputs y outputs basados en datos existentes en el mundo “digital”. Además, deben ser “entrenados” para ejecutar sus tareas con base en reglas establecidas y flujos de trabajo.

De hecho, los RPA no “aprenden” de su experiencia y no están capacitados para resolver las excepciones que encuentren al ejecutar sus tareas: son los usuarios expertos quienes deben implementar reglas de procesos. El robot tiene una función para grabar su actividad y la información puede ser capturada en una base de datos, sin riesgo de que haga algo inapropiado. En otras palabras, los ataques de seguridad sociales se pueden evitar en robots, ya que tú controlas todo lo que hacen.

 

Un escenario reciente

La RPA ha experimentado crecimientos importantes debido a la disminución del costo de su implementación y la alta productividad que ofrece. Sin embargo, la mayoría de las empresas que lo utilizan dan mayor peso a la aportación de valor al cliente que se produce a través del aumento de la calidad derivada de la reducción de errores y una gestión administrativa más rápida y cómoda.

La Automatización Robótica de Procesos permite a los empleados de una compañía configurar un software que monitorice y automatice las funciones necesarias para la realización de una transacción, para manipular datos, proporcionar respuestas y comunicarse con otros sistemas. Esta monitorización de las aplicaciones, a través de las soluciones RPA, ayuda a las compañías en su impulso por ser más eficientes y competitivas en el mercado.

Quizá esa sea la razón por la cual sea una de las tecnologías más aterrizadas dentro de las iniciativas de transformación digital, en especial, si se quieren obtener resultados rápidos. Se espera que el tamaño del mercado global alcance los siete mil 200 millones de dólares para 2025.

 

La evolución

Automation Anywhere se propuso encontrar formas de hacer que su plataforma RPA fuera más accesible y reducir las barreras de entrada, lo que elevó su pensamiento a un nivel completamente nuevo. A la Nube, para ser exactos. Así, en conjunto con KIO Networks, presenta ahora un enfoque nativo Cloud de RPA para la región que puede cambiar la forma en que se implementa la automatización, pues no sólo proporcionará mejoras tangibles para aquellas organizaciones que ya están aprovechando los beneficios de la automatización, sino que también les permitirá acceder a aquellas empresas que desean adoptar la tecnología pero que anteriormente no pudieron superar las barreras de costos, detalló Octavio Camarena, Director de KIO Application Management.

En realidad, la Nube democratiza tecnologías como RPA porque con ella se eliminan los costos habituales de infraestructura y mantenimiento asociados con un enfoque tradicional. Una plataforma nativa en la Nube hace posible que los usuarios empresariales sean los verdaderos dueños del proceso, a diferencia de las soluciones convencionales que a menudo se diseñan teniendo en cuenta a los desarrolladores, añadió Edmundo Costa.

Esto reduce el costo total de propiedad, al disminuir la necesidad de habilidades técnicas adecuadas para construir una fuerza de trabajo digital, y consigue al mismo tiempo un cambio de cultura para que se acepte como una tecnología para hacer el trabajo menos rutinario y más beneficioso.

En cuanto a la seguridad, esta preocupación también se aborda en la Nube. Pero sin la necesidad de parches manuales o esperando que se envíen actualizaciones en un momento específico, pues una plataforma RPA en la Nube siempre está actualizada y segura.

 

De entrega inmediata

Con una solución RPA as a Service, las empresas ahora pueden escalar según sus necesidades comerciales, lo que ayuda a llevar la automatización a todo tipo de organización y hará que los negocios sean más eficientes al ahorrar tiempo que los humanos dedican a tareas repetitivas. Esto, a su vez, brinda a las personas el espacio para realizar el trabajo que solo los humanos pueden hacer: usar su intelecto, ser creativos, empatizar y colaborar con otros para crear un valor real para sus organizaciones.

 

 

 

Por si fuera poco, los roadmaps actuales de los principales softwares RPA contemplan importantes inversiones en desarrollo para incorporar en sus soluciones Inteligencia Artificial, Machine Learning y Aprendizaje Cognitivo, lo que impulsará la rentabilidad de las operaciones a través de la rápida automatización de procesos administrativos.

Además de reducir significativamente costos, tiempo de entrega y tasas de error, el software RPA es altamente escalable y se despliega en la arquitectura tecnológica existente para que los sistemas y aplicaciones en curso permanezcan sin cambios.

 

 

A través de un modelo as a service se obtiene por una renta mensual el software, hardware, personal especializado, servicios de consultoría e implementación necesarios, y dejas a cargo de un tercero el proceso, las mejoras y la seguridad. De esta manera podrás acelerar los tiempos de despliegue, reducir los costos operativos y olvidarte de los ambientes de pruebas, la curva de aprendizaje y el soporte, compartió Guillermo Orive Jiménez, Director de Tecnologías de Información en Ontex México.

 

 

 

Por dónde empezar

Community Edition ofrece acceso gratuito a cursos RPA en Automation Anywhere University y soporte de la comunidad RPA más grande del mundo, de manera que los usuarios pueden experimentar con una interfaz basada exclusivamente en la web que ofrece facilidad de uso instantáneo con la simplicidad de arrastrar y soltar, crear bots en cualquier nivel de habilidad (con las opciones sin código, código bajo y traiga su propio código), comenzar a desarrollar bots con el aprendizaje paso a paso en el producto y aprovechar la Nube para acceder a tecnología de vanguardia de clase empresarial, sin importar el tamaño de tu negocio.

La mayoría comienza por los procesos que entienden mejor y los más estandarizados: depende mucho de la industria, aunque finanzas es el área más obvia. Tras la pandemia muchas empresas están interesadas en implementar soluciones RPA en lo que tiene que ver con el servicio al cliente y en tareas en las que el robot asiste al ser humano y los dos trabajan juntos.

“En este rubro Ontex es considerada una historia de éxito: tras comenzar con RPA como servicio en la parte contable, vimos grandes oportunidades en servicio al clientes y ventas, pues tenemos muchos procesos e interacción entre el ERP, hojas de cálculo, sistemas propietarios y capturas en distintos lugares. Al implementar RPA no se afectó la operación, al contrario, los tiempos disminuyeron ampliamente”, señaló Guillermo Orive.

Los perfiles profesionales de una implementación RPA as a Service demandan de un arquitecto que entienda la infraestructura, un analista de negocios que conozca la operación y sea capaz de seleccionar los procesos de acuerdo con su impacto para la empresa, y un programador de robots con conocimientos de programación.

 

La clave

Pero eso es solo el principio: una vez que las organizaciones y sus colaboradores hacen uso de RPA, la transformación comienza y entonces eligen procesos claves que les dan aún mayores beneficios.

“Por ejemplo Vale, el mayor exportador mundial de mineral de hierro, comenzó su incursión en esta tecnología con procesos financieros, luego en el área comercial y, posteriormente, en marketing. Pero con lo que obtuvo un beneficio de más de 9 millones de dólares fue automatizando un índice para determinar el precio del mineral: hacerlo en tiempo real le permitió ser más ágil y reaccionar a la dinámica del mercado”, detalló Edmundo Costa.

 

 

El secreto del éxito es la correcta selección de procesos en donde haya mayor impacto de negocio, coinciden los especialistas, y ello no significa remplazar a las personas: se trata de subir el perfil de los empleados equipándolos con asistentes digitales que se ocupen de tareas manuales, repetitivas y que consumen mucho tiempo, y que el personal humano dedique la mayor parte de su tiempo a dar valor agregado a la empresa, a usar su creatividad e innovación para llevar el negocio más lejos que nunca.

El punto crítico radica en el conocimiento de los procesos internos y la demanda de los clientes. Esta comprensión permite detectar dónde el robot tendrá su mayor efecto y, sobre todo, qué es lo que debe hacer para mejorar la experiencia de los usuarios.

 

Un vistazo al futuro

Las empresas podrán obtener trabajadores digitales con habilidades de Inteligencia Artificial directamente desde una tienda de aplicaciones. La compra e implementación de estos bots se podrán realizar sin ninguna complicación y sin necesidad de usar códigos ni modelos. La solución de IA y RPA integradas estará al alcance de un clic y lista para trabajar para ti.

Debido a su capacidad para impulsar la automatización de muchas más tareas (incluidos aquellos procesos relacionados con la toma de decisiones), esta tecnología sentará las bases de la próxima revolución en el lugar de trabajo, de la misma forma en que las primeras computadoras personales cambiaron prácticamente todos los aspectos de la forma en la cual trabajamos.

¿Tu empresa está lista para empezar a cosechar los beneficios que ofrece esta tendencia?

 

 

Fuente:

KIO Networks. (2020). Webinar El boom de la automatización – ¿Qué es RPA y qué significa para tu negocio?