Del “original y tres copias” al CFDI

Por: Eduardo Camarena - KIO Application Management

México es hoy considerado uno de los países más avanzados en materia de facturación electrónica. Este sistema llegó a reemplazar a la factura física, es decir, la impresa en papel y aunque ahora ya es parte del día a día de más de cuatro millones de PyMEs, en sus inicios generó muchas dudas. Hoy sus beneficios son incuestionables en la administración, control, logística e interacción entre empresas.

La principal barrera a finales de los noventas, cuando la revolución del internet cambiaba la economía global y veíamos los primeros pasos del comercio electrónico, era dejar atrás un modelo de operación donde era fundamental el “original y tres copias”; ya que cada una de ellas implicaba un procesamiento diferente en las áreas de una empresa: contabilidad, tesorería, almacén, traslado de mercancía, entre otros.

En ese entonces, era necesario acudir a una imprenta autorizada por la Secretaría de Hacienda para obtener los tradicionales blocs de facturas, realizar gastos en impresión, envíos y resguardo, así como mensajería para asegurar la presentación de los documentos -en tiempo y forma- y almacenar un cerro de papeles; sin contar que, ese cerro se podía traspapelar, lo que significaba una barrera adicional.

La tecnología avanzaba y las grandes empresas del retail así como armadoras adoptaban en sus operaciones el Intercambio Electrónico de Datos (EDI por sus siglas en inglés), siendo la factura el único documento en su proceso que debían manejar “en papel” por las limitaciones reglamentarias de ese momento. Por este motivo, las empresas aglomeradas por la llamada Asociación Mexicana de Estándares para el Comercio Electrónico (hoy GS1 México), se reunieron con el Servicio de Administración Tributaria (SAT) para plantear la necesidad y los beneficios de utilizar la factura electrónica.

El planteamiento fue muy bien recibido por dicha institución, por lo que en 2004 se publicó en el Código Fiscal de la Federación (CFF) la facilidad para la factura electrónica después de haber consultado modelos internacionales como la UNCITRAL (Comisión de las Naciones Unidas para el Derecho Mercantil Internacional por sus siglas en inglés) y trabajar de la mano con GS1 México y sus agremiados. A partir de 2005, cuando salieron publicadas las reglas de operación del aquel entonces denominado Comprobante Fiscal Digital (CFD) en la Resolución Miscelánea Fiscal (RMF) así como su Anexo 20, se empezó en México un proceso de entendimiento y adopción logrando así en 2006 tener el primer modelo operativo con Factura electrónica en una empresa en México.

Con el paso de los años, el sector público en colaboración con asociaciones, grandes contribuyentes y proveedores de soluciones, hicieron posible la adopción de la facturación electrónica a lo largo del país, permeando incluso a las PyMEs, las cuales fueron contando con procedimientos más sencillos para llevar a cabo su proceso de facturación.

Ésta maduración trajo ajustes al modelo por lo que a finales de 2010 el CFD evoluciona a CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet) cuyo principal cambio fue incorporar la figura de “Proveedor Autorizado de Certificación (PAC ahora PCCFDI)” que es una empresa autorizada para validar y certificar o “timbrar” los CFDI´s generados por los contribuyentes; convirtiéndose así MasNegocio, hoy parte de grupo KIO Networks, en uno de los primeros PAC´s autorizados en 2011 para dar mejor servicio y complementar su oferta. Otros cambios importantes en el modelo fue la incorporación de la versión 3.3 del CFDI en 2017 y el complemento de pago o Recibo Electrónico de Pagos (REP) en 2018.

Esto permitió en primer lugar tener un mejor control operativo, mayor orden al momento de expedir o recibir comprobantes fiscales y una mejor explotación de información que puede ser aprovechada en el negocio.

Segundo, hay mayor seguridad, pues el Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) debe cumplir con estándares definidos por las instituciones públicas, con un identificador único que verifica su autenticidad para evitar su manipulación o modificación así como una serie de validaciones por parte del PAC, lo que reduce riesgos como: el robo de identidad fiscal, comprobantes apócrifos, duplicados o con errores generales.

Y finalmente, permitió a las empresas agilizar procesos internos, dado que pueden emitir en cuestión de minutos los documentos digitales necesarios, desde cualquier computadora e incluso desde un dispositivo móvil, registrando los movimientos de manera inmediata.

Ha sido un largo trayecto desde el tradicional bloc de facturas y hoy, el CFDI gana cada vez más terreno en nuestra vida cotidiana, una digitalización que permite a las empresas -sin importar su tamaño- adquirir nuevas herramientas y soluciones tecnológicas en beneficio de su forma de operar el negocio.